​2006/10/31

不管你多麼討厭比爾蓋茲（Bill Gates，微軟創辦人），不可否認的，他讓我們把寫信變的如此容易與便利。我們再也不用浪費好幾張信紙後才完成一封書信；我們可以任意的在書信中修改及增刪文字，寫錯字只要按下back鍵或是選擇復原，更不用擔心你展現的筆跡是毛毛蟲還是大饅頭（雖然有時候個人特色很重要）。

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我們也要感謝網路科技的進步，讓我們可以用最迅速與低成本的方式傳遞任何訊息給我們想要傳達的對象。於是，我們利用電子郵件與遠在他鄉的親友報平安、給好久不見的好友寄上電子賀卡、將網路笑話轉寄給同學們分享，還可以免費收到各網站發佈的電子新聞與八卦消息，如果你願意收到的話。近幾年，全國各單位開始推廣使用Email進行電子公文的交換與消息發佈，而學生們則透過電子郵件趕在最後一刻繳交報告與作業，甚至徹夜請教老師問題。

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人和人的互動方式可以變得更便利，但是，互動的本身不應變的更廉價。

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人和人面對面溝通，有表情、有手勢、有動作，聲音裡還有抑揚頓挫、語調有快慢有高低，訊息接收者可以透過其他方式的輔助瞭解你表達的意思與對他的感情與尊重。但是，一封連代表個人特色的筆跡都沒有的Email，裡面裝滿的只剩下生冷的文字。如果，我們忽略了我們是在和人溝通，很容易的就會把一封Email搞砸，當然，搞砸的也包括人和人之間的關係。

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一年前寫過《你是誰？》和大家分享，提醒大家寫Email時該有的禮節，然而，發現大多數的學生仍然不清楚應該怎麼做。不知道怎麼做，表示沒有人告訴過你們，或者你們忘記，也表示為什麼你們的「隨便與不精緻的價值觀與態度」，會被時下的媒體定位為「草莓族」，甚至是「榴槤族」（靠近會臭，碰到會痛），這是負面大於正面、代表草率、不堪一擊，且廉價的致命標籤。但是，從另外一個角度來看，每一個世代都有它的特色，以及在社會扮演的特殊角色與代表意義，不該因為時下年輕人多半生活優渥、父母疼愛、人生少挫折，而成了一種原罪。換句話說，你們可以發展出許多其他老世代無法擁有的，具優勢且正面的特質，讓大家刮目相看。

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新世代的年輕人較有創意、學習能力強，容易接受新事物。但是，最讓人詬病的卻是「態度」，態度是影響行為與各項行為結果的重要因素。這裡指的態度包括：對師長的態度、對父母的態度、對感情的態度、對求學的態度，甚至將來，對工作的態度。當然，要一次改變這麼多事情相當不容易，但只要從小地方開始學習，久了便可以擴及其他地方。

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從什麼地方開始學起呢？就從大家都會的Email吧！但是，你真的會寫Email嗎？在忍受不了學生一再犯錯之後，我決定利用更明確的方式，一一告訴各位，應該注意哪些地方。下次，在你寄出Email以前，請好好檢視之後再按下送出鍵。

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一、開頭收件人稱謂

每一個人都有姓名。沒有名沒有姓的Email，誰知道你想跟誰講話？被你點選電子郵件帳號的那個人是可以選擇不理會你的Email的，不是嗎？特別是有求於人的電子郵件，更應該注意。當你讓收件者感到不受尊重時，你預期得到的回報會跟著降低。

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一開始收件人的稱呼可以讓我們雖然看不到他的人，卻可以透過呼喚他的名字或稱謂，讓他知道，你要開始傳遞給他某些訊息。如果一開始，你就讓對方感到不愉快，他看信的整個心情大打折扣，也會對你原先所想傳達的內容產生漠視了。

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該怎麼稱呼呢？很熟識的朋友或同學，你可以直接稱呼他的名字；比你年長、資深、位階高的，則應該注意專屬稱謂，例如：張老師、李主任、蔡經理、志明兄、春嬌學長（學長是指在學經驗上比你資深者，在這裡沒有性別之分）等。

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信的一開頭，就要讓看信的人舒服，即便你這封信是要對他表示某些不滿，越是禮貌的人，他人越是難以抗拒。

二、標點符號

如果你寫的是中文的Email，請使用全形的標點符號；如果你是使用英文書寫Email，請選擇半形的標點符號。從計算機概論的觀點，中文字與全形符號屬於雙位元組字元，英文字母與半形標點符號則是同為單位元組字元，理當使用相同格式的組合。舉例來說，「昨天，我住在飯店。」和「I stayed in the hotel yesterday。」都令人覺得哪裡不太對。

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標點符號是文章的靈魂，它點在不同的地方，文章讀起來味道就不同。你吃雞排會灑甘草粉嗎？你的珍珠加的是豆漿嗎？如果不是，這就對了。下次想想雞排，你就會知道，該在什麼時候，用什麼標點符號比較恰當。

三、適切的第二人稱使用

在寫Email過程，除了一開始已經稱呼過對方以外，文中難免遇到又要再一次稱呼的時候，這時候的稱呼就是所謂的「第二人稱」，在中文裡，我們有「你」、「妳」和「您」可以使用。「你」給與比你年輕、資淺，或是同樣層級的人使用。「您」則是給年長、位階較高者使用，即便是在校園裡，高你一屆的學長姐當應該適用這個第二人稱。而「妳」的使用時機和「你」相同，差異在於性別，這裡可不是指性別歧視喔，對女同學使用這個「妳」反而是一種尊重，因為這可是女性專屬字，就像有些餐廳設有「Ladies' Night」一樣特別。

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四、感謝語

特別是用在有求於人的信件時，文末別忘了一句謝謝，會讓人更有意願對你提出協助。

五、信末祝福語

這是很多人經常忽略，但卻是最重要、臨門一腳的寫出一封好Email的關鍵。

如果這是一封求助信函，祝福語可以用「謝謝您的協助！」來代替。如果是寫給師長，常用的有「敬祝　道安」、「恭請　教安」或「敬祝　研安」等用法，如果背不起來，「敬祝　安好」是小學生都會使用且不會忘記的祝福語可供使用。如果要再親切一點，又正巧碰上假日，可以直接打上「敬祝　週末愉快」或「祝您　假期愉快」等方式，讓Email有一個美好的結束。

六、署名

請不要天真的以為，大家都應該認識你。特別是你的寄件者沒有設定姓名時，大家在看到你的電子郵件帳號後可以馬上知道這是誰的Email帳號。因此，寫完信應該在最後署名，告訴收件者你是劉大頭還是王小明。

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養成在最後署名的習慣，就不必在主旨寫上（這是劉大頭的來信）；也不用在Email的第一句寫上：「老師您好：我是您的學生劉大頭。」這就顯得非常多餘。

七、敬辭

如果收件者比你資深、年長、輩份高，請務必加上「敬上」或「謹上」等常見敬辭。再提醒一次，越有禮貌的人，是越討人歡心的。

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八、主旨

主旨是該封Email主要陳述事情的重點。應該用簡要的一句話在主旨欄表達，讓收信者在讀取信件之前對你的來信有點概念，也幫助他日後根據你的要求做處理時，可以在眾多的郵件中輕易找到你的原始郵件。

九、勿使用過多網路語言與注音文

網路發達所衍生的許多網路文字與符號是一種文化，值得我們去瞭解與接納。但是，Email是一種書信，只不過它被電子化罷了，因此，書寫Email時應避免出現注音文與網路文字（輔助用的表情符號不在此限）。

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從學著如何寫適當的Email開始，你會漸漸變的不一樣，這個轉變足以讓老是將你們「刻板印象」為「沒有禮貌，做事虎頭蛇尾的新世代」的其他世代，對你們印象深刻。